Interview: “Vanuit mijn expertise en ervaring help ik secretaresses de stap te maken naar vernieuwingen als gevolg van Het Nieuwe Werken”

11 maart 2011

Written by admin

In dit interview hebben we Annemarie de Martines benaderd. Waarom? Omdat zij midden in het bedrijfsleven staat én een boek heeft geschreven over de toekomst van het secretaressevak. We nemen een kijkje in haar keuken als adviseur.

Profiel Annemarie
Naam: Annemarie de Martines
Bedrijf: Quadrant Office Support, advies- en trainingsbureau
Functie: Consultant
Werkervaring: o.a. Vestigingsmanager bij Secretary Plus en docent bij Scheidegger Opleidingen
Opleiding: VWO, Schoevers Europees secretaresse, diverse opleidingen op het gebied van coaching en HR
Leeftijd: 45 jaar
Sterrenbeeld: Waterman
Burgerlijke staat: Getrouwd
Kinderen: 2 jongens van 11 en 9 jaar oud
Annemarie in 6 woorden: empathisch, gedreven, oprecht, onderzoekend, kritisch, praktisch

Wat heb je gedaan voordat je je eigen bedrijf startte?
25 jaar geleden ben ik begonnen als secretaresse. Daarna heb ik geruime tijd gewerkt als vestigingsmanager bij Secretary Plus en vervolgens heb ik 4 jaar als docent gewerkt bij Scheidegger Opleidingen.

Sinds wanneer begon je voor jezelf met Quadrant Office Support?
Ik heb dit bedrijf in 2004 opgestart. Er werken nu 2 medewerkers en ik maak gebruik van freelance professionals.

Wat is het voor een soort bedrijf?
Quadrant is een advies- en trainingsbureau. Vanuit mijn expertise en ervaring help ik bijvoorbeeld managementondersteuners de stap te maken naar vernieuwingen als gevolg van Het Nieuwe Werken. Daarnaast verzorg ik trainingen en workshops en word ik gevraagd voor spreekbeurten. Maar ook voor coaching kunnen secretaresses bij Quadrant terecht.

Wat is jullie missie?
Wij ontzorgen organisaties door meer tijd te creëren voor de passies en talenten van de manager en de secretaresse. Dit doen wij door de ondersteunende taken op een innovatieve manier in te richten, zodat de manager zich kan richten op de hoofdtaken. Hierdoor krijgt de managementondersteuner meer tijd en ruimte voor de inhoud, in plaats van de randzaken.

Hoe vervul jij jouw functie binnen Quadrant Office Support?
Als consultant ben ik dagelijks betrokken bij het optimaliseren van managementondersteuning. Daarbij ligt de focus vooral op het benutten van talenten en het creëren van een positieve werkomgeving. Het gevolg hiervan is een verbetering van de prestaties van de manager en de managementondersteuner.

Kun je ons iets vertellen over een recentelijke opdracht?
Een tijdje geleden werd ik ingehuurd door Hans, afdelingshoofd van een stafafdeling binnen een ziekenhuis. Hij was redelijk tevreden over het secretariaat, maar hij vroeg zich af of de dienstverlening nog verder verbeterd kon worden en of het mogelijk was dat de managementassistente hem nog meer kon ondersteunen. Het secretariaat bestaat uit 3 personen:

Ciska, de managementassistente en werkzaam voor Hans. Marjolein, parttime secretaresse en werkzaam voor de afdeling en ook ter ondersteuning van Ciska. En tenslotte Valerie, parttime secretaresse en werkzaam voor één van de managers, Maarten.

“Een opmerkelijke time-saver wil ik je niet onthouden”

Welke stap moest je als eerste nemen?
We hebben eerst een aantal werkprocessen op het secretariaat tegen het licht gehouden en ook de communicatie tussen secretariaat en management onder de loep genomen. Daar vloeiden de nodige verbeteringen uit voort. Een opmerkelijke time-saver wil ik je niet onthouden.

Vertel!
De managementassistente was dagelijks veel tijd kwijt aan het in steno opnemen van brieven, e-mails en memo’s, en het vervolgens uitwerken hiervan. Ik heb Hans aangeraden om de teksten niet meer te dicteren aan de managementassistente maar hiervoor een dictafoon aan te schaffen. Hierdoor kon hij niet alleen op kantoor, maar ook buiten zijn kantoor en zelfs onderweg, zijn ideeën of teksten kwijt aan de dictafoon. Tot voor kort belde Hans met Ciska om de ideeën die onderweg naar boven borrelden direct aan haar kwijt te kunnen. Het aantal onderbrekingen voor Ciska is drastisch afgenomen, waardoor ze meer tijd overhoudt voor de managementondersteunende taken. De toegevoegde waarde van Ciska nam dus toe, en ook Hans kreeg meer rust.

Goed idee! En daarmee was het probleem opgelost?
De werkprocessen en communicatie waren wel verbeterd, maar toch liep het nog niet optimaal. Met name Maarten was nog niet tevreden. Na mijn analyse kwam ik tot de conclusie dat Maarten een chaoot is en duidelijk een secretaresse nodig had die structuur in zijn chaos kon aanbrengen en hem zo hier en daar ook bijstuurt. Valerie is echter een heel creatief iemand die van alles kan met software en zich daar ook helemaal in vastbijt. Je begrijpt het waarschijnlijk al: Maarten en Valerie waren niet de juiste combinatie.

En toen?
Marjolein had nog weinig ervaring als secretaresse. Ze is pas kortgeleden omgeschoold vanuit een verpleegkundige functie. Toch had ik al wel gezien dat ze heel gestructureerd werkt en dat ze kordaat is. Dat heb je natuurlijk ook wel nodig als verpleegkundige. Op een gegeven moment heb ik de stoute schoenen aangetrokken en de betrokkenen voorgesteld om Marjolein en Valerie van functie te laten wisselen. Maarten en Hans keken wel even op van mijn idee, maar de secretaresses waren meteen enthousiast. Ik heb toen ook gevraagd of Valerie het leuk zou vinden om de dictaten van Hans uit te werken en zij vond dat geen probleem. Sterker nog, ze vond het een heerlijk vooruitzicht dat ze lekker achter haar PC kon kruipen en in rap tempo de dictaten om kon zetten in brieven, memo’s en e-mails. Op deze manier hield Ciska nog meer tijd over om Hans beter te kunnen ondersteunen.

Perfect! Probleem opgelost dus?
Ja, al na een korte tijd zag je dat we de juiste keuzes hadden gemaakt. Door de gestructureerde aanpak van Marjolein verzet Maarten veel meer werk. Marjolein voelt zich als een vis in het water, en ook Valerie is helemaal blij. Ze bekende dat ze voorheen ook niet echt happy was in haar functie waarin ze voor Maarten werkte. Van Hans begreep ik dat de switch Valerie goed had gedaan: ze zit nu beter in haar vel, is gemotiveerder en hij merkt dat ze meer werk gedaan krijgt. Kortom, door de voorgestelde interventies werden de doelstellingen van het optimalisatietraject bereikt en was iedereen gelukkig en enthousiast.

En je hebt ook nog een interessant boek geschreven toch?
Ja, het boek heet Adieu Secretaresse, Hello Assistant. Het gaat over de veranderingen om ons heen en welke gevolgen die voor organisaties en dus ook voor de secretaresse hebben. Want de rol van de secretaresse is aan het veranderen: zij wordt veel belangrijker. De secretaresse anno 2011 werkt niet meer ‘voor’ maar ‘met’ de manager: een samenwerking die gebaseerd is op gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen, respect en steun. Om recht te doen aan de zwaarte van deze functie heet zij voortaan executive assistant.