Een goede factuur maken: wat zijn de spelregels?
Een factuur maken is vaak niet de leukste klus in de administratie. Toch is het van belang dat de facturatie op de juiste manier wordt gedaan om ervoor te zorgen dat je tijdig betaald krijgt voor de geleverde diensten.
Hoe zorg je ervoor dat de facturatie soepel verloopt en een factuur maken een fluitje van een cent wordt? Wij hebben de spelregels en stappen voor je op een rij gezet.

Eenvoudig je factuur maken
Facturen maken begint met een goede voorbereiding. Het is belangrijk om vast te leggen hoe de producten en/of diensten bij de klant in rekening worden gebracht. Wordt er gefactureerd op basis van vaste prijzen of worden uren achteraf op basis van nacalculatie in rekening gebracht? Een goede tijdregistratie vereenvoudigt het maken van facturen. Verkoopt het bedrijf uitsluitend producten? Zorg voor een goede vastlegging van de producten en bijbehorende prijzen. Daar heb je bij het factureren direct profijt van.
Vervolgens kies je voor een lay-out van de factuur, die bij het bedrijf past. Het tonen van het logo van het bedrijf vergroot de herkenbaarheid van de factuur.

Verplichtte gegevens op de factuur
Per 1 januari 2013 moet een factuur aan scherpere eisen van de Belastingdienst voldoen. Voldoe je niet aan deze eisen dan kun je geen gebruik maken van regelingen om fiscaal voordeel te behalen. Een factuur moet de volgende gegevens bevatten:

  • (juridische of handels) naam van het bedrijf en die van de klant;
  • volledige adres en het feitelijke adres van de klant, alleen een postbus is dus niet voldoende;
  • KvK-nummer;
  • btw-nummer;
  • het factuurnummer, facturen dienen doorlopend te zijn genummerd;
  • de factuurdatum;
  • de datum van de levering of van de dienst;
  • de hoeveelheid en omvang van de geleverde diensten c.q. goederen;
  • het percentage btw;
  • het btw bedrag per percentage;
  • de (eenheids) prijs exclusief btw;
  • de datum van betaling, indien deze bij vooruitbetaling afwijkt van de factuurdatum.

In sommige gevallen gelden aangepaste regels voor facturatie.

Factuurprogramma
Om facturatie te vereenvoudigen, kun je ervoor kiezen om facturen in een factuurprogramma te maken. Er zijn tal van (online) factuurprogramma’s beschikbaar. In een factuurprogramma liggen klantgegevens, tarieven en productgegevens vast. Deze gegevens worden automatisch gebruikt tijdens de online facturatie. Facturen maken is hierdoor snel en simpel. Bovendien passen factuurprogramma’s vaak direct de wettelijke eisen, die voor facturen gelden, toe. Kies je liever voor Word of Excel? Houd er dan rekening mee dat je meer tijd nodig hebt om facturen te maken en dat het (type)foutgevoeliger is. Ook moet je zelf de wettelijke eisen op de juiste manier toepassen.

Facturatie
De factuur is gemaakt en nu is het tijd om deze te verzenden. Dit kan via de post, maar tegenwoordig steeds vaker per e-mail. Facturen worden als PDF per e-mail verstuurd. In een PDF-factuur kunnen klanten, in tegenstelling tot Word en Excel, geen wijzigingen meer maken. Digitaal factureren doe je eenvoudig vanuit een factuurprogramma. Vaak kun je een factuur na het maken met één druk op de knop versturen. Het gaat snel en je bespaart tijd en kosten. Met een factuurprogramma houd je het overzicht over (nog te betalen) facturen. Welke facturen moeten nog worden betaald en met welke klanten doe je het meeste zaken? Je kunt het eenvoudig rapporteren en herinneringen versturen als het nodig is.

(Bezocht 138 keer, 1 bezoeken vandaag)
Redacteur

Comments are closed.