Het is ongelooflijk vervelend maar toch komt het voor: niet betalende klanten. Het werk is al verricht maar de klant laat het betalen van de factuur na. Helaas kost dit vaak veel moeite en soms zit er gewoon niets anders op dan het inschakelen incassobureau. Maar voordat het zo ver is zijn er een aantal stappen die je kunt nemen om de factuur alsnog betaald te krijgen.
1. Stuur een herinnering
De eerste stap die je kunt nemen is het sturen van een herinnering. Deze herinnering zou je bijvoorbeeld een week na de uiterste betaaldatum kunnen sturen. Krijg je geen reactie op de betalingsherinnering? Neem dan even de tijd om de klant persoonlijk te bellen. In sommige gevallen kan het namelijk zo zijn dat er andere zaken gaande zijn en de klant gewoon even niet in de mogelijkheid is om te reageren. Geef de klant altijd het voordeel van de twijfel – zo voorkom je het onnodig stuklopen van klantrelaties.
2. Stuur een tweede herinnering
Krijg je geen gehoor en wordt er ook niet op de eerste herinnering gereageerd? Stuur dan eventueel een tweede herinnering. In dit geval geef je de klant nog altijd het voordeel van de twijfel en hebben ze nog iets langer de kans om een betaling te doen.
3. Stuur een aanmaning
Komt er geen reactie op de eerste of tweede herinnering, en is er ook telefonisch geen contact te leggen? Dan is het tijd om een officiële aanmaning (sommatie brief) te sturen. Deze aanmaning stuur je wanneer de betaling uitblijft na het verzenden van de betalingsherinneringen. Deze aanmaning is de laatste kans voor de klant om alsnog te betalen voordat de hulp van een incassobureau wordt ingeschakeld. Dit geef je dan ook duidelijk aan in de aanmaning.
4. Het inschakelen van een incassobureau
Reageert de klant niet op de betalingsherinneringen en komt er ook geen reactie op de aanmaning? Dan is het tijd om de hulp van het incassobureau in te schakelen. Over het algemeen wordt het incassobureau 90 dagen na de vervaldatum ingeschakeld. Deze termijn wordt aangehouden omdat veel Nederlandse bedrijven na gemiddeld 77 dagen betalen. Dit is natuurlijk een stuk later dan de algemene betalingstermijn van 30 dagen.
5. Het inschakelen van de gerechtsdeurwaarder
Wanneer ook de maatregelen van het incassobureau geen effect hebben, dan zal het dossier van de wanbetaler worden overgedragen aan de gerechtsdeurwaarder. Dit betekent dat de zaak voor de rechter komt en de betaling, indien mogelijk, via de rechter voldaan zal moeten worden.
