Redacteur

redactie

Browsing

Het kantoor is natuurlijk een plek waar gewerkt moet worden, maar dit betekent niet dat er geen ruimte is voor sfeer en gezelligheid. Juist een gezellig aangekleed kantoor zorgt ervoor dat medewerkers zich op hun gemak voelen, met een goed gevoel naar het werk gaan en hierdoor meer werk verzetten. Maar hoe kleed je een, toch professionele kantoorruimte, nu gezellig aan? Met deze tips heb jij het zo voor elkaar.

1. Chique schilderijen

Er zijn ontzettend handige systemen die het schilderijlijsten ophangen een stuk makkelijker maken. Met deze luxe systemen maak je geen aanpassingen aan de muren, en kun je de lijsten makkelijk van locatie, hoogte en figuur verwisselen. Daarnaast ziet zo’n systeem er zo ongelooflijk chique uit; daar kan geen hamer en spijker tegenop. Vul de schilderijlijsten met artistieke foto’s, mooie kunst of toffe reclame uitingen van de onderneming. Combineer het samen om een mooie, kleurrijke en sfeervolle muur te creëren.

2. Groen op kantoor

De meest makkelijke manier om gezelligheid en sfeer op kantoor te creëren is door zoveel mogelijk groen naar binnen te halen. Of je nu een hele urban jungle in elkaar zet, een verticale tuin knutselt of gewoon ontzettend veel mooie, kleurrijke planten in huis haalt. Planten creëren sfeer, geven een aangenaam gevoel en zorgen er ook nog eens voor dat de luchtkwaliteit verbetert. Daarnaast hebben planten ook een bewezen goede invloed op de mentale staat, en werkkwaliteit van medewerkers!

3. Natuurlijke materialen

Net als bij de planten, geven ook natuurlijke materialen een fijn gevoel. Houten tafels, betonnen muren, planten, takken, bloemen en andere natuurlijke items brengen sfeer en gezelligheid op kantoor. Ben je dus op zoek naar een nieuwe koffietafel, kies er dan eentje van steigerhout. Niet alleen geeft dit een fijne sfeer, maar het is ook nog een stukje duurzaam ondernemen.

4. Sfeervolle promotie

Ook de reeds gebruikte promotie van de onderneming mag gerust tentoongesteld worden. Promotionele posters kunnen in mooie lijstjes gepresenteerd worden, en de naam van de onderneming kan op creatieve wijze op de muur tentoongesteld worden. Of plaats bijvoorbeeld iedere uitgave van het interne magazine op creatieve wijze in de entree. Sfeervol, gezellig en ook nog eens een tikje commercieel.

5. Warmte creëren

Je zou misschien niet direct denken dat het bij het kantoor past, maar het is wel de ideale manier om warmte en gezelligheid te creëren. Kussens op de stoelen en banken, en her en der een fijn kleed op de vloer. Het geeft een huiselijk gevoel, en doorbreekt de kilte van de standaard kantoorruimte.

Een grote bedrijfsruimte is natuurlijk ontzettend fijn: alle overzicht en ruimte om fijn te kunnen werken. Totdat je deze ruimte klaar moet maken voor de kerst: oeps! Het sfeervol aankleden en decoreren van een grote, ietwat kale ruimte kan ontzettend lastig zijn. Je wilt de ruimte natuurlijk niet over decoreren met allerlei kerst prullaria, maar de ruimte moet wel een fijne, warme kerstsfeer krijgen. Met deze handige tips heb jij die grote bedrijfsruimte zo omgetoverd tot een waar kerstfeest!

1. Een kerstboom huren

Nu kun je natuurlijk ieder jaar weer een mooie grote boom bij de tuincentra op gaan pikken, maar je kan het jezelf ook makkelijk maken en een boom huren bij een kerstboom verhuur organisatie. Welke voordelen je dit oplevert? Nou, dat zijn er nogal wat. De verhuurorganisatie komt de kerstboom netjes afleveren, en haalt deze na de kerst ook weer voor je op. Alsof dat niet genoeg is, kun je er ook nog eens voor kiezen om de kerstboom geheel gedecoreerd te laten bezorgen. Heb jij er helemaal geen omkijken meer naar. Daarnaast kan je ook nog eens kerstdecoratie huren om het plaatje helemaal af te maken. Is de basis gezet, en kun jij weer door met de normale gang van zaken.

2. De grootte van de boom

Een kleine kerstboom ziet er in een grote ruimte al snel wat pietluttig uit. De grootte van de boom is (in dit geval) dan ook echt wel belangrijk. Hoe groter en kaler de ruimte, hoe groter de boom mag zijn. Met zo’n gigantische, prachtig versierde kerstboom midden in de ruimte, oogt het al meteen feestelijk.

3. Inspiratie opdoen

Heb je het idee dat de kerstdecoratie ieder jaar hetzelfde is en kom je er even niet meer uit? Doe dan gewoon even lekker wat inspiratie op en bezoek een van de vele kerstmarkten in Nederland. Niet alleen vind je hier genoeg nieuwe ideeën, het geeft je ook weer een reden om er onder werktijd even tussenuit te glippen.

4. Less is more

Nu krijg je bij zo’n grote ruimte misschien de neiging om het helemaal vol te zetten met kleine kerstaccessoires, maar dit kun je beter niet doen. Het creëert weinig sfeer, en zorgt vooral voor een rommelige uitstraling. Je kiest beter voor een aantal opvallende, grote decoratieve stukken (kerstman en slee, grote kerstboom etc) met de juiste kleurenthema’s voor verdere decoratie. Het kost je minder moeite, minder geld, en de ruimte ziet er aangenaam, sfeervol en toch nog overzichtelijk uit.

Het wordt vaak al snel over het hoofd gezien, maar de juiste verlichting op kantoor is van ontzettend groot belang. De kwaliteit van de verlichting kan invloed hebben op de kwaliteit van het werk, en de verkeerde verlichting kan er zelfs voor zorgen dat de sfeer op kantoor er op achteruit gaat. De juiste verlichting kan er daarentegen voor zorgen dat medewerkers lekker in hun vel zitten, productief aan het werk gaan en kan zelfs de kwaliteit van het werk verbeteren. Maar hoe kies je nu de juiste verlichting? Je leest het hier!

Duurzame verlichting

Vanuit alle partijen speelt duurzaamheid een steeds belangrijkere rol op het kantoor. Bij het kiezen van de juiste verlichting mag dus ook de omgeving en het milieu in het achterhoofd gehouden worden. Vervang de oude TL buizen bijvoorbeeld door LED TL verlichting. De LED lamp bespaart tot wel 75% energie op de halogeenlamp. Op deze manier draag je niet alleen bij aan een beter milieu, maar je ziet het positieve verschil ook nog eens terug op de energierekening.

Warme of koude verlichting?

De kleurtemperatuur van het licht wordt uitgedrukt in Kelvin. Hoe lager het cijfer Kelvin, hoe warmer het licht. Hoe hoger het cijfer, hoe kouder het licht. Zowel de kleurtemperatuur als de intensiteit van de verlichting zijn bepalend voor de sfeer in de kantoorruimte. Zo wordt voor een kantoorruimte een hoogte tussen de 3000K en 4000K geadviseerd, terwijl een kantine of ontvangst juist richting een 2700K gaat. Een kille TL buis zal een andere sfeer neerzetten dan warme LED verlichting. Deze LED verlichting geeft je trouwens ook nog eens de mogelijkheid om de kleurtemperatuur te kunnen regelen via een slim verlichtingssysteem. Zo kun je ervoor kiezen om bepaalde ruimtes wat warmer te verlichten, en andere ruimtes (zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte) ietwat kouder.

Functionele verlichting

Naast de warmte en kleur van de verlichting, heeft ook de functie van de verlichting een grote invloed op je uiteindelijke keuze. Zo heeft een leeshoek in je eigen woning natuurlijk andere verlichting nodig dan de woonkamer of keuken. Mooie schilderijen, quotes op muren, of logo’s en slogans van de onderneming mogen gerust zichtbaar worden met specifieke functie verlichting. Een vergadertafel zal daarentegen juist weer wat neutraler verlicht mogen worden. Wordt er veel met computers gewerkt? Dan is de verlichting in deze ruimten ook erg belangrijk om het werkcomfort te beïnvloeden. Zorg bijvoorbeeld dat de verlichting in de ruimte ervoor zorgt dat de verlichting van het computerscherm niet te fel en doordringend is.

De afkorting BHV staat voor bedrijfshulpverlener. Letterlijk een persoon welke op het bedrijf hulp verleent in geval van nood. Maar wat doet een BHV’er nu eigenlijk, en is het hebben van bhv wettelijk verplicht? Je leest het hier.

Wat doet een BHV’er?

Een BHV’er is een gecertificeerde medewerker of werkgever die de leiding neemt in geval van nood. Zo verleent de BHV’er eerste hulp bij ongevallen, zet deze alles in werking om brand te bestrijden en verminderen en eventuele evacuatie in goede banen te lijden, en zorgt deze dat de gevolgen van ongevallen zoveel mogelijk beperkt worden. Zo wordt een gebroken been bijvoorbeeld gespalkt voordat de ambulance het overneemt, en worden kleine brandjes direct met brandblusser geblust. Daarnaast zijn de BHV’ers ook verantwoordelijk voor een stukje risicoanalyse. Is er een klein brandje geblust, dan moet er door de BHV’ers gekeken worden of de rest van het bedrijf risico loopt, en of er een evacuatie nodig is. Een BHV’er weet dus precies hoe hij of zij medewerkers veilig uit een gebouw kan begeleiden, hoe er gereanimeerd moet worden en kan hij of zij bijvoorbeeld verbanden aanleggen.

Scholing BHV personeel

De BHV cursus is beschikbaar voor ieder personeelslid. Er hoeft dus absoluut geen medische vooropleiding aanwezig te zijn. Iedere ‘leek’ kan omgeschoold worden tot gekwalificeerd BHV’er. De reeds gekwalificeerde BHV’ers moeten ook regelmatig een opfriscursus volgen om zeker te zijn dat zij alle handelingen nog onder de knie hebben. Ieder bedrijf moet er voor zorgen dat er voldoende BHV’ers aanwezig zijn. Deze BHV’ers moeten op hun tijd, terug kunnen vallen op het noodplan van het bedrijf. Hier vinden zij bijvoorbeeld vluchtroutes, locaties van AED’s en eventuele brandblussers op terug. Op deze manier kunnen zij, met hun scholing, de juiste hulp verlenen.

Wettelijke verplichtingen

Iedere werkgever is wettelijk verplicht om de bedrijfsrisico’s in kaart te brengen middels een RI&E. Als onderdeel van deze RI&E is BHV in heel Nederland een verplichting. Niet alleen moet de werkgever zelf BHV gekwalificeerd zijn, ook meerdere werknemers moeten de BHV kwalificatie dragen. Er moet namelijk altijd, ieder moment van de dag, een gekwalificeerde BHV’er aanwezig zijn op de werkvloer. In geval van ziekte, vakantie of afwezigheid van de BHV’er, moet er dus een andere BHV opgeleide medewerker aanwezig zijn om de verantwoordelijkheid op zich te nemen.

Wordt er niet aan de wettelijke verplichting voldaan? Dan is de kans groot dat het SZW een boete uitschrijft. Deze boetes kunnen oplopen tot duizenden euro’s.

Misschien droomde je als klein meisje al van een baan als secretaresse bij een groot bedrijf, of misschien is je droom nog redelijk nieuw. Nu heb je waarschijnlijk al besloten een secretaresse opleiding te volgen; maar wat kun je nog meer doen om je kansen op een baan te vergroten? Hoe lang je deze beroepskeuze ook al overweegt; iedereen kan wel wat tips gebruiken!

 1. Begin bij de basis

Begin bijvoorbeeld met het volgen van een cursus of opleiding tot secretaresse. Of je nu een 4-jarige opleiding volgt, of jezelf onderwijst met tientallen cursussen naast je fulltime baan; het gaat om het aantoonbare bewijs dat jij weet hoe deze job werkt, en wat je werkzaamheden zijn. Het is dan ook belangrijk dat je duidelijk aan kan geven welke resultaten je met deze cursus of opleiding behaalt hebt. Heb je geen tijd of geld voor een fulltime opleiding of het volgen van cursussen? Kijk dan eens of er een mogelijkheid is in de omgeving voor een (on)betaalde stage: zie ook punt 3.

2. Breid je netwerk uit

Of je de opleiding al afgerond hebt of niet; je kan nooit te vroeg beginnen met het uitbreiden van je netwerk. Doe eens wat onderzoek in social groepen op LinkedIn en Facebook, en kijk of er verenigingen of netwerken zijn in je omgeving waar je jezelf al bij aan kunt sluiten. Hoe meer collega’s en mogelijke werkgevers je in je netwerk hebt, hoe groter je kans op een baan.

3. Doe wat ervaring op

Een secretaresse met 10 jaar ervaring kan er voor sommige werkgevers aantrekkelijker uitzien dan een secretaresse die net van haar opleiding komt. Probeer dan ook zoveel mogelijk ervaring op te doen en reflecteer deze ervaring op je CV. Denk bijvoorbeeld aan een (on)betaalde stage, maar ook vakantie- en weekendwerk.

4. Houd vast aan een stageplaats

Heb je een goede stageplaats gevonden? Probeer de contacten hier dan zo sterk mogelijk te maken. Het zou zomaar eens kunnen zijn dat je na je opleiding een plaatsje vindt binnen dit bedrijf. Ook wanneer je niet direct na je stage terecht kan, zou het zomaar eens kunnen zijn dat er bij een toekomstige positie aan jou wordt gedacht.

5. Maak je beroepskeuze openbaar

Deel je passie voor dit vak zoveel mogelijk en maak je beroepskeuze openbaar en zichtbaar. Plaats een leuke oproep op LinkedIn en Facebook, en houdt je netwerk op de hoogte van je vorderingen. Vermeld bijvoorbeeld ook de leuke sollicitaties die je achter de rug hebt, of die ene geweldige cursus die je net met goede beoordeling afgesloten hebt.

 

Zij die zich teveel bezig houden met het werk zelf, denken vaak niet na over wat zij daarmee uitstralen. ‘Hard werken’ maakt vermoeid, maar die vermoeide uitstraling levert niet altijd veel succes op. Uit sociaal-psychologisch onderzoek blijkt namelijk dat mensen die er vermoeid uitzien, als minder succesvol worden aangezien. Gek genoeg blijkt dit ook zo te zijn. Niet omdat ze niet goed zijn in hun werk, weinig werk kunnen verzetten of het werk eigenlijk ‘te moeilijk’ voor hen is, maar omdat het lastiger voor hun is om klanten te werven. Mensen die een energieke en onvermoeide uitstraling hebben, worden vaak ook als ‘onvermoeibaar’ aangezien en als mensen die hun werk (en dus de klantvraag) uitstekend aan kunnen.

Dit artikel gaat niet over de inhoud van onze werkzaamheden, maar over hoe onze uiterlijke presentatie een grote bijdrage kan leveren aan (en zelfs soms bepalend kan zijn voor) het succes van je organisatie. Zoals de succesvolle makelaar in de met Oscar bekroonde film in American Beauty al zegt: “In order to be successfull, one must project an image of succes. At all times!”

Hoe straal je succes en georganiseerdheid uit?

We zien er niet elke dag hetzelfde uit, hoe graag we ook zouden willen. Iedere directiesecretaresse heeft zo soms haar ‘off-day’. Make-up en een goede kleding maken dan veel goed, maar een echt goede dag is het niet. Gelukkig is er veel in onze werkomgeving om een representatieve, succesvolle en georganiseerde indruk op anderen achter te laten, waar we ons niet elke dag opnieuw over hoeven te bekommeren. Dat is de inrichting van onze kantoorruimten. Die ruimten worden namelijk ook gezien door belangrijke gasten en potentiële klanten, die op deze wijze een indruk verkrijgen van onze organisatie. Ook als ze er maar heel even zijn.

Het belang van drukwerk

Om je eigen werkzaamheden als directiesecretaresse goed te kunnen blijven organiseren, is het natuurlijk van groot belang dat je zaken op een goede en overzichtelijke manier kunt blijven archiveren. Dit biedt een geweldige bijkans om alle ringbanden en mappen in zijn geheel te laten drukken in de huis- en bedrijfsstijl van je eigen organisatie. Het biedt jouw overzicht, maar het geeft klanten ook nog eens een geweldige indruk. Indien klanten – wanneer ze bijvoorbeeld door de directie worden ontvangen – langs een lange rij kasten lopen waarin multomappen (gedrukt in de bedrijfsstijl) gepresenteerd zijn, geef je daarmee twee impliciete boodschappen af. In de eerste plaats straalt het succes uit: er is blijkbaar veel te archiveren, dus er zijn veel klanten. Die boodschap straal je zelfs uit als de ringbanden van binnen leeg zijn, want dat ziet de klant niet. In de tweede plaats straalt het georganiseerdheid uit. Veel klanten hechten daar in toenemende mate waarde aan. Het geeft aan dat opdrachten zorgvuldig worden uitgevoerd. Vooral klanten die veel te maken hebben met wetgeving, kan dat van enorm belang zijn. Klanten waarderen een zorgvuldige administratie, zeker nu er onlangs een strenge wet in het leven is geroepen, die dit ook verlangt.

Representativiteit bepaalt succes

Drukwerk dat bijdraagt aan de doorvoer van een consequente huisstijl en die voldoet aan bovengenoemde voorwaarden, kan succesbepalend zijn op de manier zoals een sollicitatiegesprek succesbepalend kan zijn. “Een eerste indruk maak je maar een keer, dus zorg ervoor dat die goed is”, aldus Kevin Vonk van De Voogt Systemen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de eerste vijftien seconden bepalend zijn voor het vormen van een indruk.  Zorg er dus voor dat je dat voortaan goed doet!