Redacteur

Patricia

Browsing

Het ziekteverzuim was in het eerste kwartaal van 2018 hoger dan het in jaren is geweest. Het ziekteverzuimpercentage was 4,9. Dat betekent dat van elke duizend te werken dagen 49 zijn verzuimd wegens ziekte. Dit meldt het CBS op basis van nieuwe cijfers.

Als werkgever zijn dit slechte signalen. Uiteraard wil je dat je medewerkers zo min mogelijk afwezig zijn door ziekte. Veel bedrijven zijn dan ook bezig met het creëren van goede en gezonde werkomstandigheden, zodat dit geen reden kan zijn waarom medewerkers ziek thuis komen te zitten.

Zo kiezen steeds meer bedrijven er voor om bijvoorbeeld een eigen fitness te creëren op kantoor, zodat medewerkers voor of na het werk gemakkelijk even een uurtje kunnen sporten. Sporten zorgt er voor dat medewerkers fitter zijn, een hogere weerstand hebben en zich ook gelukkiger voelen. Ook wordt overgewicht zo tegengegaan. Iets wat ook heel gevaarlijk is voor de gezondheid.

Naast de fitheid van medewerkers zijn ook de werkomstandigheden belangrijk. Zorg dat het meubilair waar men meerdere uren per dag aan moet werken ergonomisch goed is. Zo moet het bureau verstelbaar zijn in hoogte, zodat de ideale hoogte bij de lengte van de desbetreffende medewerker kan worden ingesteld. Ook een mooie bureaustoel is belangrijk. Ook deze moet in hoogte verstelbaar zijn en op de juiste punten ondersteunen. Hieronder een aantal punten waar een goede bureaustoel aan zou moeten voldoen:

  1. Zorg dat de positie ten opzichte van het beeldscherm klopt. Uw ogen moeten op dezelfde hoogte zijn als de bovenkant van uw scherm. op deze manier hoeft u uw nek niet te buigen bij het kijken naar het scherm. Ook de afstand tot het scherm is belangrijk. De ideale afstand van het scherm is 45-70 cm.
  2. De bovenrug moet voldoende steun krijgen van de stoel en zorg dat schouders ontspannen zijn.
  3. Ook armen en polsen moeten voldoende ondersteuning krijgen en moeten in een hoek van 90 graden zijn ten opzichte van het lichaam. Op deze manier heeft u een ontspannen zithouding
  4. Onderrug: zit volledig tegen de rugleuning om ook de onderrug te ondersteunen.
  5. Heupen en onderlichaam: ‘plak’ jezelf als het ware volledig tegen de rugleuning aan voor een rechte houding.
  6. Knieën en onderbenen: knieën mogen het zitvlak van de stoel niet raken en moeten in een hoek van 90 tot 110 graden gebogen zijn.
  7. Zithoogte en voeten: voeten moeten plat op de grond kunnen rusten.

Tot slot is ook het klimaat en de ventilatie op kantoor belangrijk. Een ruimte moet goed geventileerd kunnen worden, zodat er voldoende zuurstof binnenkomt. Is dit niet het geval zullen medewerkers sneller last hebben van hoofdpijn, maar ook kan dit er voor zorgen dat ze vatbaarder zijn voor ziektes.

Een gezonde medewerker kan u op jaarbasis veel kosten besparen! De investering in bovenstaande punten heb je dan ook zo terugverdiend.

Visitekaartjes zijn onmisbaar voor een bedrijf. Het geeft namelijk een eerste indruk aan contacten en/of potentiële klanten. Over het algemeen hebben mensen maar een paar seconden nodig om een mening over iets of iemand te vormen. Met een mooi en duidelijk visitekaartje verhogen ondernemingen hun kans op succes. Je moet er iemand nieuwsgierig mee maken. Gebruik de zeven tips in dit artikel om een visitekaartje van hoge kwaliteit te laten drukken.

Tip 1 – Zorg ervoor dat een visitekaartje er professioneel uitziet
Misschien heb je als directiesecretaresse de taak om visitekaartjes en gepersonaliseerde huisstijl producten, zoals notitieblokken en bedankkaartjes, te laten drukken. We hebben goed nieuws: je hoeft daar het kantoor niet meer voor te verlaten. Je kunt visitekaartjes tegenwoordig heel eenvoudig online laten drukken. Je kunt zelf het ontwerp van een visitekaartje bepalen. Zorg ervoor dat alles er zo professioneel mogelijk uitziet. Zo is het niet de bedoeling dat een telefoonnummer en/of e-mailadres is doorgestreept. Controleer altijd uitvoerig of alle gegevens kloppen. Je maakt niet bepaald een goede indruk op klanten wanneer er een fout op een visitekaartje staat. Hij of zij denkt dan misschien wel: ‘als er al geen moeite wordt gedaan voor een visitekaartje, hoe zit het dan met het bedrijf?’

Tip 2 – Kies voor een online drukkerij
Natuurlijk is het mogelijk om zelf een visitekaartje te drukken. Het is kostenbesparend, maar of het op de lange termijn goed uitpakt is de vraag. Bij een online drukkerij zoals Drukzo werken specialisten die weten wat ze doen. Neem alleen al het logo van het bedrijf. Je kunt het zelf maken met simpele software voor visitekaartjes, maar een grafisch vormgever zorgt pas echt voor een krachtig en indrukwekkend logo. Maak de vormgever goed duidelijk wat jouw wensen zijn, voor het beste resultaat. We raden aan om een visitekaartje met een professionele foto te gebruiken. Dit is namelijk een stuk persoonlijker dan alleen een logo. Bovendien herinneren mensen zich een bedrijf waarschijnlijk beter omdat ze er een gezicht aan kunnen kopen.

Tip 3 – Kies voor een ontwerp dat past bij jouw huisstijl
Heeft het bedrijf een opvallend logo en gebruikt de huisstijl bepaalde kleuren? Laat dit dan terug komen in het ontwerp van jouw visitekaartjes. Dit zorgt voor eenheid en herkenbaarheid. Je contacten weten meteen dat het om een bepaald bedrijf, merk of ondernemer gaat.

Tip 4 – Maak een naam en bedrijf zo opvallend mogelijk
De naam het beroep dat wordt uitgeoefend zijn een belangrijk onderdeel van het visitekaartje. Daar draait het immers allemaal om: jezelf verkopen. Bedenk goed waar potentiële klanten online naar zoeken. Mensen zoeken steeds vaker online informatie over een bedrijf. Google wordt wel eens
de vervanger van het visitekaartje’ genoemd, maar dat is niet helemaal waar. Op een bedrijfsevenement is het wel zo handig om een kaartje te kunnen geven. Online zoeken de meeste mensen naar een bepaald beroep, zoals een ‘schilder’ die ze nodig hebben tijdens een verbouwing. Maak het beroep op een visitekaartje dan ook zo opvallend mogelijk om een visitekaartje het gewenste effect te laten hebben.

Tip 5 – Laat visitekaartjes drukken in een standaard formaat
Niet alleen de foto en het logo, maar ook het formaat is belangrijk wanneer je een online visitekaartjes wil laten drukken. Kies altijd voor een standaardformaat, zodat mensen het kaartje gemakkelijk kunnen bewaren. Sommige ondernemers gebruiken een uitklapbaar kaartje. Deze optie is doorgaans duurder. Gebruik dit formaat dan ook alleen wanneer het echt iets toevoegt.

Tip 6 – Gebruik een vast nummer in plaats van een 06-nummer
Sommige ondernemers zetten hun 06 nummer op een visitekaartje. Dit is niet verstandig, omdat ze daardoor ook op ongewenste momenten kunnen worden gebeld. Niet iedereen heeft zin om te bellen in het weekend of in de avonduren. Gebruik zodoende altijd het nummer van het bedrijf. Bovendien komt een onderneming een stuk professioneler over met een vast telefoonnummer. 

Tip 7 – Kies voor gelamineerd en sterk papier
Heb je goed nagedacht over het ontwerp van het visitekaartje, inclusief logo, foto en tekst? Dan is het tijd voor de volgende stap: het papier. Kies voor stevig papier, zodat de visitekaartjes nooit stuk gaan. Over het algemeen zorgt gelamineerd papier voor een professionele uitstraling. Laat zowel de voor- als achterkant van een visitekaartje bedrukken. Op die manier benut je alle ruimte en kun je bedrijfsgegevens goed kwijt. Zet bijvoorbeeld op de voorkant het logo of de foto van het bedrijf inclusief contactgegevens. De achterkant biedt ruimte voor een andere foto of de slogan van het bedrijf.

Waar in 2015 nog voorspeld werd dat de administratieve sector overgenomen zou worden door robots, lijkt het er steeds meer op dat het gaat om aanpassen en het adaptief vermogen van de administratief medewerkers. Er zijn veel geautomatiseerde processen ontwikkeld en ongetwijfeld zijn er banen verloren gegaan, maar de echte sterren op administratief gebied zijn onmisbaar. De menselijke hand is niet zo makkelijk weg te denken uit de administratie. Maar om ervoor te zorgen dat dit ook in de toekomst het geval is, is het tijd om te kijken naar hoe de administratie van de toekomst eruitziet en wat belangrijk is om in de gaten te houden.

Het overzicht bewaren

Eerder plaatsten we een stuk over het overzichtelijk werken. Dit wordt nóg belangrijker in de toekomst. Wanneer er gewerkt wordt met geautomatiseerde processen, online boekhoudprogramma’s, agenda’s in de cloud en messageboards om te communiceren, dan moet de administratie het overzicht kunnen houden om alle medewerkers op elk moment toegang te kunnen verlenen. Het maken van een lijst met platformen en software waar gebruik van gemaakt wordt, dat is een sterk begin. Vergeet niet de lijst bij te werken wanneer er bepaalde platformen toegevoegd of juist verwijderd worden en link de accounts altijd aan een centraal mailadres zodat meldingen niet verloren gaan. De administratief medewerker doet er verstandig aan om goede software te kiezen voor het opslaan van alle gebruikersnamen en wachtwoorden, aangezien ook dat een drempel kan zijn bij het overzichtelijk werken.   

Meer dan werken in de cloud

Opslag van data kost ruimte en tijd. Opslag van heel erg veel data kost op dit moment een flinke hap uit het budget van grotere ondernemingen. Maar dat gaat veranderen in de toekomst. De blockchainontwikkelaars zijn hard aan het werk om dataopslag in de cloud overbodig te maken omdat de blockchain zelf betere opties biedt. Met private keys om mensen toegang te verlenen, met lagere kosten voor de opslag van gegevens en met de veiligheid die een grotere onderneming wil.

Overigens gebeurt er nog veel meer op de blockchain. De kans is groot dat de administratieve medewerkers in de toekomst te maken krijgen met cryptovaluta. Verschillende ondernemingen in Nederland verkennen op dit moment de mogelijkheden al. Hoe wenselijk is het wanneer er betaald kan worden in vijf, tien of maar liefst vijftien verschillende valuta? Dat wordt geen probleem voor de administratief medewerker die kiest voor de beste cryptocurrency wallet. Een goede wallet kan namelijk gebruikt worden om veel verschillende munten op te slaan, zoals Bitcoin, Ethereum en Ripple. Handig wanneer het overzicht bewaard moet blijven én betalingen op elk moment gedaan moeten kunnen worden door welke medewerker dan ook.

Bron: Pixabay

Administratie van de toekomst is niet zo ver weg

We denken vaak dat de ontwikkelingen onze tijd wel duren. Maar in dit geval is wachten geen optie. De administratieve medewerkers die binnen een bedrijf willen groeien, moeten een voortrekkersrol kiezen en zich nu alvast verdiepen in de mogelijkheden die nu nog de toekomst genoemd worden, maar veel dichterbij zijn dan de meeste mensen denken.

Bron hoofdfoto: Pixabay

you only have one opportunity to make a first impression. Dit geldt ook zeker op zakelijk gebied. Uiteraard zijn de zakelijke mogelijkheden en de prijs die je hiervoor vraagt vaak de doorslaggevende factoren wanneer het gaat om het sluiten van een businessdeal, maar ook je uitstraling, enthousiasme en looks dragen hier zeker aan bij.

Zorg er dan ook voor dat je in de juiste outfit verschijnt bij die belangrijk pitch. Gelukkig is er voor dames voldoende keuze in zakelijke kleding. Dit zorgt er voor dat je voor iedere gelegenheid wel een passende outfit kunt scoren.

Er zijn wel een aantal tips waar je rekening mee kunt houden. Een zwarte pantalon met een nette blouse is altijd goed, maar wil je eens variëren dan kun je er ook voor kiezen om bijvoorbeeld eens een jurk of rok te dragen. Wel adviseren wij dan dat deze minimaal op knie valt en dus niet te kort is. Om de outfit nog iets netter te maken kies dan voor een mooie donkere panty en niet voor blote benen. Buiten het feit dat dit niet op iedere werkvloer geaccepteerd wordt kan de outfit zonder panty ook te casual ogen.

Naast de lengte van de kleding is ook de maat van de kleding erg belangrijk. Zorg dat een jurk of rok niet te groot is, maar ook zeker niet te klein. De juiste pasvorm zorgt er voor dat een outfit je meer zelfvertrouwen geeft. Een onjuiste maat kan juist afbreuk doen aan je verschijning.

Je outfit is niet alleen met een rok en een blouse compleet, maar ook de schoenen en eventuele accessoires maken je outfit helemaal af.

Inspiratie voor je schoenen nodig: Schuurman-schoenen.nl

Kies voor een klassieke schoen die schoon en netjes gepoetst is. Ook een hakje geeft het uiterlijk net even wat meer elegantie. Bedenk wel: loop je nooit op hakken oefen dan even of kies toch voor een mooie platte schoen. Je moet immers krachtig en zelfverzekerd overkomen en het wankelen op te hoge hakken is dan niet aan te raden.

Ook accessoires kunnen een mooie toevoeging zijn,maar zorg ervoor dat het niet over the top wordt. Kies bijvoorbeeld voor een mooi horloge of armband, maar houdt het bij 1 mooi item.

Dress to impress!

In 2017 is er een grootschalig onderzoek geweest welk effect kantoorhonden hebben. Uit dit onderzoek is gebleken dat de effecten op de medewerkers overwegend positief waren. Zo bleek uit het onderzoek dat een dier stressverminderend werkt en dat het er tevens voor zorgt dat collega’s zich niet alleen sociaal opstellen ten opzichte van de hond, maar ook ten opzichte van elkaar.

Door naar de hond te kijken of deze aan te raken kan dit als ontspannen ervaren worden en wordt de gedachten even verzet van de werkzaamheden.

Ook moet een hond natuurlijk regelmatig uit. Dit verplicht de werknemers om ook even een frisse neus te halen en ook zo het hoofd even leeg te maken.

Wel is het verstandig om een uitlaatschema te maken, zodat iedereen hier ook in betrokken wordt en het ook zeker is dat de hond wordt uitgelaten. Dit om ongelukjes op kantoor te voorkomen. De lol is er al snel vanaf wanneer jij en je collega’s de behoeftes van de hond op moeten ruimen.

Het uitlaten van de hond heeft niet alleen als voordeel dat de hond gewoon lekker buiten zijn behoefte kan doen, maar ook dat jezelf even een frisse neus kunt halen. Na een wandeling ploft de hond vaak weer lekker neer op hondenkussen voor een slaapje en kun jij weer met nieuwe energie aan de slag.

Zijn er ook nadelen? Uiteraard. Veel mensen zijn allergisch voor honden. Ook zijn er natuurlijk mensen die honden op het werk niet zien zitten, wat tot irritaties kan leiden. Ook kunnen honden zowel positief als negatief een afleiding van het werk zijn. Verder kan een hond door te kwijlen en te verharen zorgen voor rommel en viezigheid. Verder kan een hond op het werk leiden tot heel veel honden op kantoor omdat meer collega’s een hond willen.

Neem je je puppy mee naar kantoor? Zorg er dan wel voor dat er genoeg te spelen is voor de hond, even lekker kan ravotten met één van de collega’s en daarna lekker kan genieten van een botje. Bij Brekz vindt u alle benodigdheden voor een hond op kantoor.

Hoeveel Nederlandse kantoren op dit moment een kantoorhond hebben is helaas niet bekend. Wel is het voor de kleinere kantoren iets makkelijker dan voor de wat grotere kantoren.

Iedere professional kan verzeild raken in een zakelijk conflict. Ook als je je werk goed doet, redelijk bent en de confrontatie niet opzoekt, kun je een zakelijk geschil krijgen. Met een klant, met een leverancier of zelfs met een belangrijke zakelijk partner. Wil je voorkomen dat jouw zakelijke geschil je ondergang wordt? Dan is het een absolute must om het conflict snel op te lossen.

Waarom een snelle oplossing?

Niemand vindt het leuk om ruzie te maken. Daarom laten veel mensen die in een zakelijk conflict komen, hun problemen met de andere partij lang sudderen. Ze zijn liever niet bezig met het zakelijke geschil en proberen het conflict daarom te negeren.

Het negeren van je problemen is misschien verleidelijk, maar zeker niet slim. Laat je jouw problemen te lang sudderen, dan worden deze vanzelf namelijk erger. Met deze verkeerde aanpak wordt een klein en onbelangrijk probleem al snel een groot en gevaarlijk conflict. Wil je voorkomen dat je diep in de problemen komt? Dan los je het conflict zo snel mogelijk en bovendien op de juiste manier op.

Tips voor een snelle én goede oplossing

Maar hoe kom je zo snel mogelijk uit een zakelijk conflict? Als je geen ervaring hebt met zakelijke geschillen, is de kans groot dat je geen idee hebt hoe je moet handelen. Wij geven je graag enkele tips.

  • Ga met elkaar in gesprek. Ook als je iemand niet meer kunt luchten of zien, is het belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan. Doe dit idealiter op neutraal terrein, dus niet bij jou of bij de tegenpartij op kantoor.
  • Verplaats je in de ander. Probeer een compromis te zoeken voor het probleem. Verplaats jij jezelf in de ander, dan is de kans groot dat jij ook wat meer begrip krijgt van de andere partij.
  • Blijf rustig. Emoties kunnen een gesprek helemaal de verkeerde kant op laten gaan. Voel je je boos of gefrustreerd, dan kun je dat gesprek met de andere partij beter even uitstellen.

Kom je er zelf niet uit? Dan kun je een mediator inschakelen. Een mediator is een onafhankelijke partij die tussen jou en de andere partij in het zakelijke conflict zal bemiddelen. Het doel? Samen tot een oplossing komen voor het conflict, waar beide partijen zich prettig bij voelen. Met een mediator kun je dingen bereiken die je in je eentje niet kunt bereiken. Kom je zelf niet uit je zakelijke conflict, dan is het dus zeker nuttig om een mediator te bellen.