De functie van secretaresse heeft een wat oubollig en suf imago. De tijd dat secretaresses echter vaak oudere dames waren die zich voornamelijk bezig houden met koffie halen voor de baas en verder vooral veel glimlachten zijn voorbij. De moderne invulling van de functie van secretaresse is veelzijdig en zeker iets om trots op te zijn. Benieuwd? Hier tien redenen waarom het leuk is om secretaresse te zijn.
Afwisselende functie
Het bijhouden van de correspondentie. Vergaderingen organiseren, deze voorbereiden, bijwonen en notuleren en vervolgens uitwerken en de vervolgacties uitzetten. Need to say more? Het ontvangen van klanten, afhandelen van telefonische vragen, nieuwe medewerkers zoeken en begeleiden, evenementen organiseren, jaarverslagen schrijven, budgetten controleren, projectmanagement. Eventueel ook agendabeheer, al doet een zichzelf respecterende baas dat tegenwoordig ook wel zelf. Geen dag hetzelfde dus.
Mensenwerk
Secretarieel werk lijkt soms voornamelijk administratief. Maar bedenk wel dat je bij het ontvangen van klanten representatief, vriendelijk en professioneel moet zijn. Je bent echt het visitekaartje van de organisatie. Daarnaast staan bazen of managers vaak onder grote druk en ben jij er om zijn werk te verlichten. Tact en weten waarmee je iemand wel of niet moet lastig vallen is dus belangrijk.
Niet gebonden aan een branche of sector
Als secretaresse kun je inhoud van de functie koppelen aan een organisatie in een branche die je interesseert. Of het nu om een ziekenhuis, reclamebureau, bank of makelaarskantoor is, je kunt zo bij veel verschillende organisaties aan de slag. Dat ze ook altijd nodig zijn, blijkt wel uit het feit dat er zelfs tijdens de crises bijvoorbeeld veel receptioniste vacatures waren.
Niet alleen taken uitvoeren, maar ook meedenken
Als secretaresse zit je zeker niet de hele dag maar opdrachten van je baas uit te voeren. Vaak vorm je ook een klankbord voor hem of haar en ondersteun je hen zelfs bij het nemen van beslissingen.
Contact met mensen binnen en buiten de organisatie
Een uitvoerende functie houdt vaak in dat iemand alleen met mensen binnen de organisatie contact heeft. Bij een secretaresse is dat juist helemaal niet het geval. Doordat jij verantwoordelijk bent voor het eerste telefonische contact kom je zo al met veel mensen buiten de organisatie in contact. Omdat het vaak nodig zal zijn telefoon door te verbinden naar collega’s, is het juist ook belangrijk om iedereen binnen te organisatie te kennen.
Goede carrièremogelijkheden
Dacht jij dat het niet mogelijk is om door te groeien en carrière te maken als secretaresse? Fout! Binnen de functie kun je vaak opklimmen en bijvoorbeeld assistent van een topmanager of de directie worden. Ook is het mogelijk binnen de organisatie op een andere afdeling zoals marketing, HR of communicatie aan de slag te gaan. Een moderne secretaresse houdt zich vaak bezig met diverse projecten waardoor andere afdelingen en de werkzaamheden daar al bekend zijn, wat de overstap vergemakkelijkt.
Sleutelrol in de organisatie
Een secretaresse vormt echt de spil binnen een organisatie. Je weet wat er speelt op diverse niveaus binnen de organisatie en op verschillende afdelingen, zeker als je ook wordt ingezet bij projecten.
Zelfstandig werken
Omdat je ook niet ieder telefoontje naar je baas kunt doorverbinden, is het belangrijk dat je weet wat er speelt zodat je zelf vragen kunt beantwoorden.
Goede beloning
Secretaresse word je niet zomaar, tegenwoordig is meestal minimaal een MBO-opleiding 3 vereist. Voor een directiesecretaresse is dit zelfs een MBO-opleiding 4, en moet je minimaal drie talen spreken. Opleiding en ervaring worden beloond. Voor de functie directiesecretaresse geldt een startsalaris van €1.800 bruto, maar naarmate er meer jaren werkervaring zijn opgedaan kan dit oplopen tot € 4.000 per maand.
Uitgebreide bijscholingsmogelijkheden
Door de veelzijdige functie is het nodig uiteenlopende competenties te hebben, en hier ook voor te worden bijgeschoold. Denk maar eens aan algemene typ- en computervaardigheden, notuleren, projectmanagement, timemanagement en afhankelijk van de invulling van de functie ook wel HR of bijvoorbeeld marketing- en communicatie.
Je ziet het: een functie waarin dienstbaarheid centraal staat, maar die erg veelzijdig is!
